La incapacitat de planificar els seus assumptes i la jornada laboral porta a que, progressivament, un volum creixent d’assumptes es mantingui sense complir. Pensaments sobre el correu electrònic i les carpetes no muntades amb els documents que queden a l'escriptori embruixats després del treball. Estàs nerviós, el somni és pertorbat, no estàs dormint prou al lloc de treball i el teu rendiment baixa. No tens temps encara més, es produeix una reacció en cadena. La vostra tasca és interrompre-la.
Manual d’instruccions
1
Si decidiu optimitzar la vostra jornada laboral, passeu immediatament de les paraules a les accions. D’acord amb el vostre personatge, l’estructura dels assumptes que realitzeu al lloc de treball, el nombre d’obligacions no complertes, trieu la millor estratègia. N’hi haurà prou amb que alguns s’acomodin simplement als “eriçons” i els obliguin a seguir estrictament el programa de treball, interrompent només uns minuts de descans. Algú només necessitarà un petit ajustament a la programació de la jornada laboral.
2
Canvieu el procediment per treballar amb documents. No heu de dividir-les en aquelles que siguin més urgents i no gaire. De totes maneres, quan us familiaritzeu amb el document, ja teniu una idea i ja teniu la resposta al vostre cap. Executeu aquest document immediatament de manera que no hagueu de tornar-hi per segona o tercera vegada.
3
Planifiqueu el dia perquè el treball més difícil, que requereix concentració i claredat del pensament, recaigui en les hores prèvies a dinar, quan tu i el vostre cervell encara estigueu frescos i puguin prendre decisions ràpides i clares i percebre informació. Un cop finalitzades les tasques de prioritat, tornareu a les màquines que es puguin realitzar sense dubtar-ho.
4
Sovint, una part del temps de treball es dedica a buscar el document adequat, un digestiu normatiu, només material d’oficina. Organitzeu el vostre lloc de treball perquè cada document i clip tingui el seu propi lloc permanentment fixat. Per col·locar la literatura tècnica i de referència que sempre ha de tenir, utilitzeu prestatges o armaris articulats que sempre podeu arribar sense aixecar-vos de la vostra cadira i no distreure’s per les seves cerques.
5
Comença a planificar no només el dia laboral, sinó també el descans després de la feina, els caps de setmana. Si observeu aquest mode tot el dia, us acostumareu ràpidament a planificar cada minut del vostre temps. Això vol dir que la vostra vida serà ordenada i serena, seguiràs al dia de tot.