Fer una bonica programació de tots els vostres assumptes urgents i poc importants és una bona idea. Però, per algun motiu, el calendari exacte mai no té èxit. Alguns casos requereixen més temps del previst inicialment, d’altres es passen per alt malgrat el calendari i apareixen circumstàncies imprevistes amb freqüència alarmant. Però segueix el calendari i segueix-ho tot i sempre és possible, donades diverses regles.
Manual d’instruccions
1
Feu una programació per a cada dia. Tot i que teniu una llista de tasques que cal completar en un mes o una setmana, això no us estalviarà de la planificació diària. De quina altra manera podreu gestionar la vostra vida si no sou capaços de planificar ni un dia?
2
Utilitzeu un diari de paper. No té por de les sobretensions i de les fallades dels ordinadors. A més, segons els psicòlegs, tot el que s’escriu amb un bolígraf al paper es diposita a la memòria d’una persona millor que la capturada a la pantalla.
3
En programar, divideix tots els casos en cinc grups. El primer grup inclou qüestions molt urgents. S'han de fer a tota costa. Trieu aquest tipus de qüestions en primer lloc, fins i tot si sou massa mandrós o no sabeu quin costat heu d'aprovar la solució del problema. El segon grup inclou casos importants, però no especialment urgents. És aconsellable fer-les tal i com estava previst, però no passarà res dolent si moveu lleument els terminis. El tercer grup són qüestions que es poden assignar a algú: un company, un subordinat, un marit, un fill. I, finalment, anoteu les tasques que en principi podeu rebutjar a la programació.
4
No fixeu-vos terminis exactes fins a un minut. No ets un tren d’alta velocitat, sinó una persona viva. Si escriviu l’informe no a dos quarts de tres de la tarda, sinó a tres, no passarà res dolent. Resoleu una altra tasca més ràpid de l’esperat. Però si no s’ajusta al marc que vau establir per vosaltres mateixos, començareu a posar-vos nerviós, enfadar-vos i, per tant, seguir el calendari serà encara més difícil.
5
No et culparàs si tot el previst i planificat no sempre funcionarà. Recordeu la llei Pareto. Diu que el vuitanta per cent del resultat d’una persona arriba al vint per cent de l’esforç. Per contra, el vuitanta per cent de tots els casos creen només el vint per cent del resultat. Dit d'una altra manera, les quatre cinquenes parts del temps esteu fent, realment, coses que no necessiteu. Per tant, val la pena estar molest si alguna cosa queda fora del programa?